Arbeidsordre er en modul i DUELL. Arbeidsordren kan håndteres og behandles i administrasjonspanelet, og sendes til kasse til betaling. For å finne alle arbeidsordre logger du inn i administrasjonspanelet i DUELL og går til Arbeidsordre. Her kan du filtrere på datoperiode, ordrestatus osv. Du velger selv hvilke kolonner du ønsker å vise.
Muligheter i arbeidsordre:
- Registrere og behandle ordre registrert på kunde og serienummer.
- Send til kasse for betaling eller fakturer fra admin.
- Send SMS til kunden.
- Bruk sjekklister.
Kort introduksjonsvideo
Ny arbeidsordre
For å opprette en ny arbeidsordre logger du inn i administrasjonspanelet i DUELL og går til Arbeidsordre. Velg Ny arbeidsordre øverst til høyre.
Øverst på arbeidsordren er det en rekke ulike felter. Du avgjør hvilke som er relevante for deg og de som er påkrevet er merket med stjerne.
På arbeidsordren kan du legge til varer og tjenester. Antall av hver vare trekkes fra lageret når ordren er låst.
Hvis du bruker sjekklister, vises disse feltene dette etter varelisten.
Når arbeidsordren er ferdig behandlet, skal den sendes til betaling. Velg «lagre og lås».
| Lås | Ordren låses og varelinjene kan ikke lengre korrigeres. Du kan når som helst låse opp igjen for å gjøre endringer. Antall reserveres på lager inntil ordre faktureres eller blir betalt for i kassen. |
| Send til kasse | Arbeidsordre sendes til kasse for betaling. Arbeidsordre blir del av dagsoppgjøret den dagen du registrer betalingen. Slik tar du betalt for arbeidsordren i kassa. |
| Fakturer | Fakturagrunnlag opprettes. Har du regnskapsintegrasjon overføres fakturaen til regnskapsprogrammet. |
Feltforklaring
| Felt | Beskrivelse |
| Dato | Brukes normalt for datoen arbeidsordren opprettes. |
| Status | Status for arbeidsordren. Statusen påvirker ikke lagerbeholdning eller lignende, men brukes utelukkende for å sortere og gruppere ordre ihht interne arbeidsrutiner. |
| Avdeling | Velg hvilken avdeling arbeidsordren gjelder. Feltet vises kun for kjeder. |
| Kunde | Velg hvem som er kunden. Du bevarer historikken og finner enkelt tilbake til ordren via kundekortet. Du må ha valgt en kunde for å fakturere. |
| Serienummer | Velg serienummer (id-nummer/regnr eller lignende). Du bevarer historikken og finner enkelt tilbake til ordren via serienummeret. Kunden knyttes automatisk til serienummeret om serienummer og kunde er valgt for arbeidsordren. Serienummer er en utvidelse, og denne er ikke tilgjengelig for alle. Ta kontakt med support for å aktivere denne. |
| Sjekkliste | Velg sjekkliste for ordren. Gjør arbeidsflyten superenkel med forhåndslaget sjekklister for enkel notering og håndtering av ordre. Sjekklister er en utvidelse, og denne er ikke tilgjengelig for alle. Ta kontakt med support for å aktivere denne. |
| Vår referanse | Velg hvilken bruker som håndterer arbeidsordren. |
| Referanse | Fritt tekstfelt. |
| Mottatt | Valgfritt datofelt. |
| Fullført | Valgfritt datofelt. |
| Forventet | Valgfritt datofelt. |
| Budsjett | Valgfritt felt for budsjett. Brukes ofte hvis det er gitt prisoverslag til kunden i forkant. |
| Notis | Fritt tekstfelt (maks 250 tegn). Vil fremkomme på kvittering/faktura. |
Hvordan kreditere arbeidsordre?
Om du ønsker å kreditere en arbeidsordre, gjøres dette ved å kopiere den gamle arbeidsordren. Åpne den gamle arbeidsordren og velg Lag kopi.
Velg «Kopier og snu». En ny arbeidsordre opprettes automatisk med alt innhold likt som den forrige, men med motsatt fortegn for antall. Lagre og lås (Se over) for å utbetale i kasse eller fakturere.
Hvordan sende SMS til kunde?
Fra arbeidsordre kan du klikke på telefonnummer registrert på kunde i venstre side av bildet. Et nytt vindu åpner hvor du kan sende SMS til kunden.
Kontakt support for å endre avsender. Navn begrensninger 11 tegn uten mellomrom, og du velger selv om det skal være navnet på virksomheten eller et telefonnummer kunden kan svare på.
Hvordan oppretter jeg en sjekkliste?
Sjekklister er en utvidelse til arbeidsordre som gjør det enkelt å håndtere arbeidsoppgaver knyttet til rutiner. Funksjonaliteten brukes på svært mange ulike måter, alt fra sykkelservice, vinterlagring av dekk og kvalitetskontroll av klokker. For å finne alle sjekklister logger du inn i administrasjonspanelet i DUELL og går til Arbeidsordre > Sjekklister
Sjekklister er en utvidelse, og denne er ikke tilgjengelig for alle. Ta kontakt med support for å aktivere denne
Eksempel
I dette eksempelet kan du se hvordan vi har satt opp en vår-sjekk av en sykkel. Punkter og felter utfylles etter behov. Når dette brukes i arbeidsordre tar brukeren stilling til punktet ved å velge mellom Ja / Ikke vurdert / Nei og legge evt til et notis. Sjekklisten fremkommer på arbeidsordre (PDF) og inngår ofte som en del av dokumentasjonen på arbeidet ut til kunde.
Opprette sjekklister
For å opprette en ny sjekkliste logger du inn i DUELL Admin og går til Sjekklister. Velg Ny sjekkliste øverst til høyre.
Gi sjekklisten er navn du enkelt vil kjenne igjen, og klikk på + for å legge til nye linjer til sjekklisten. Velg lagre når du er ferdig. Merk at sjekklisten kan justeres løpende.
