Hvordan oppretter jeg et gjentakende arrangement?

Et arrangement benyttes til salg og planlegging av billetter, utleie og bookinger i kassen og bookingmodulen. Denne guiden forklarer hvordan du oppretter et nytt gjentakende arrangement. Hvis arrangementet ikke er gjentakende finner du en kortere guide for dette her.
Arrangementet kan gjentas flere ganger om dagen flere dager på rad. Det har mange bruksområder, alt fra en konsert som skal ha flere forestillinger samme kveld eller samme helg til omvisninger som gjelder hele året.

Nytt arrangement

For å opprette et nytt arrangement logger du inn i administrasjonspanelet og går til Booking > Arrangementer og velger Nytt arrangement.

Velg mellom billett eller utleie. Utleie benytter ikke klokkeslett, men regner alle bookinger fra 12:00 til 12:00 påfølgende dag. Prisen angis per døgn. Se egen guide for utleie. Billett brukes for alt annet, og er "universal".

Rask utfylling

Et skjema for rask utfylling vises. Dette er et forenklet skjema som viser de viktigste feltene. Du kan velg å kun skrive inn navn, de andre feltene er frivillig i dette steget. For nye brukere anbefales det å fylle ut dette skjemaet, slik at neste steg blir enklere. Neste steg vil inneholde mange flere muligheter, og kan kanskje bli noe overveldende for nye brukere. Det du fyller inn her kan endres i neste steg.

1. Tittel og sted
Gi arrangementet et navn, velg avdeling og lokasjon. Siden arrangementet er gjentakende skal som regel ikke dato være en del av navnet.

2. Tidspunkt
Sett Gjentakende til PÅ. Velg start og sluttdato. Hvis arrangementet er løpende, og egentlig ikke har en sluttdato, må du velge en dato langt frem i tid. For hver dag velger du start- og slutt-tidspunkt. Velg Stengt de dagene tilbudet ikke tilbys, dette er uavhengig av åpningstider. Unntak for bestemte datoer kan legges til senere. Hvis arrangementet skal gå flere ganger samme dag må du benytte Varighet og Pause mellom, dette kan du lese mer om under Videre utfylling lengre nede på denne siden.

3. Pris
Velg varegruppe og MVA-sats, dette avgjør hvilken konto inntektene bokføres på ihht kontoplanen. Velg prisgruppene som skal være tilgjengelig for arrangementet. F.eks. Ordinær, Honnør og Barn. Hvis du f.eks. har avvikende pris i helger kan dette legges til som Unntak senere.

4. Billetter
Skriv inn maks antall billetter for hver gang som kan selges i feltet Maks kapasitet. Skriv 9999 om det ikke er noen øvre grense. Grensen gjelder i hele systemet, administratorer og medarbeidere vil få advarsel ved fullbooking, men har mulighet til å overbooke. Det er ikke mulig å overbooke i online bookingen. Hvis du f.eks. har avvikende kapasitet i helger kan dette legges til som Unntak senere.
Informasjon i bekreftelsen vil fremkomme i ordrebekreftelsen til kunden, og på billetten om dere benytter billetter.

Velg Lagre og gå videre.

5. Informasjon for online booking
Hvis arrangementet skal være tilgjengelig i online bookingen kan du fylle ut informasjonen her, eller kan du gå videre.
Det kan være nyttig å velge Kategori uansett, dette vil avgjøre farge på arrangementet i arrangementkalenderen.

Velg Se over og ferdigstill.

Videre utfylling

Arrangementet er nå opprettet som en kladd. Du kan fritt redigere skjemaet og velge Lagre kladd uten at arrangementet publiseres. Du trenger ikke lagre når du skrifter mellom fanene. Når du er ferdig med utfyllingen velger du Lagre og publiser. Arrangementet blir da tilgjengelig for booking, og vises i online bookingen hvis det er slått på. Så lenge arrangementet har status som kladd reserveres ikke ressurser, og arrangementene vil ikke vises i kalenderen.

Denne guiden forutsetter at arrangementet er gjentakende, se egen guide for arrangementer som ikke er gjentakende.

Generelt

Gi arrangementet et navn. Dette navnet vil brukes i online bookingen, på kundens kvittering og i arrangementkalenderen. Navnet bør være kort og presist. Velg avdeling og lokasjon, dette brukes til bokføring og i rapportene, samt fremkommer i ordrebekreftelsen og på billetten til kunden. Siden arrangementet er gjentakende skal som regel ikke dato være en del av navnet.
Informasjon i bekreftelsen vil fremkomme i ordrebekreftelsen til kunden, og på billetten om dere benytter billetter.

Gjentakende skal være PÅ, og dette kan ikke endres etter arrangementet er publisert. Har du glemt å slå den på må du opprette arrangementet på nytt.

Velg start og sluttdato. Hvis arrangementet er løpende, og egentlig ikke har en sluttdato, må du velge en dato langt frem i tid. For hver dag velger du start- og slutt-tidspunkt. Velg Stengt de dagene tilbudet ikke tilbys, dette er uavhengig av åpningstider.

Flere arrangementer samme dag

Hvis arrangementet skal være flere ganger samme dag skal vi bruke Varighet og Pause mellom. Dette forklares best med et eksempel:

Mandager setter du Fra 10:00 til 17:00. Varigheten setter du til 45 og Pause mellom til 15. Merk at du kan skrive fritt, og ikke må velge et alternativ fra nedtrekkslisten. Nå vil det lages et arrangement hver hele time, men har en varighet på 45 minutter. Altså 10:00 - 10:45, 11:00 - 11:45 osv.

Unntak for tidspunkt

Du kan legge inn unntak for enkeltdatoer eller perioder. Du kan legge til så mange unntak du vil. Hvis du legger til flere unntak kan det oppstå konflikter, og det er da unntaket du la inn sist som har høyeste prioritet.

Eksempel 1: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du utvidet åpningstider i helgene. Velg Legg til til unntak, velg Åpent, Fra 1. juli til 31. juli og legg inn de utvidede åpningstidene i Fra og Til. Velg fredag, lørdag og søndag. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at tidene blir utvidet for i helgene i juli.

Eksempel 2: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du reduserte åpningstider i ukedagene. Velg Legg til til unntak, velg Stengt hele dagen, Fra 1. juli til 31. juli, Velg mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Klikk Lagre. Nå skal vi legge til de reduserte åpningstidene. Velg Legg til til unntak, velg Åpent, Fra 1. juli til 31. juli og legg inn de utvidede åpningstidene i Fra og Til. Velg fredag, lørdag og søndag. Klikk Lagre. Nå vil unntakene gjøre at tidene blir redusert for ukedagene i juli.
Dette kunne også vært løst med ett unntak ved å velge "Stengt" og kun velge de tidene som avviker fra standardtidene, men vi erfarer at metoden over gir bedre oversikt over tid, og anses som beste praksis.

Eksempel 3: Arrangementet er satt opp fra 1. januar til 31. desember. I juli har du stengt. Velg Legg til til unntak, velg Stengt hele dagen, Fra 1. juli til 31. juli. Du trenger ikke velge dager siden unntaket gjelder alle ukerdager. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at ingen tidspunkt i juli er tilgjengelig.

Ressurser

Hvis arrangementet er avhengig av en eller flere ressurser, kan du velge ressursene som skal knyttes til arrangementet. Hvis ikke kan du se bort i fra denne fanen.

Velg ressursgruppe og ressursen som skal reserveres. Hvis du ikke velger ressurs, vil systemet automatisk finne en ledig ressurs i ressursgruppen på bestillingstidspunktet. Hvis du slå PÅ Delt vil en ressurs reserveres umiddelbart, men hvis denne er AV vil ressursen først reserveres på bestillingstidspunktet. Du kan legge til inntil 20 ressurser for hvert arrangement.

Vi er kjent med at flere brukere ønsker unntak-funksjonalitet for ressurser for å styre dette basert på ukedager, ferier osv. Dette er planlagt og vil lanseres i løpet av 2022.

Online booking

Hvis arrangementet skal være tilgjengelig i online bookingen kan du fylle ut informasjonen her, ellers velger du Vis i online booking AV.
Det kan være nyttig å velge Kategori uansett, dette vil avgjøre farge på arrangementet i arrangementkalenderen.

Kanaler

Velg hvilke kanaler du ønsker å gjøre arrangementet synlig i. Du kan for hver kanal velge mellom Salg og Forespørsel. Forespørsel betyr at bestillingen blir en epost, mens salg blir en faktisk bestilling som automatisk registreres i systemet og reserverer kapasitet og ressurser. For hver kanal kan du også velge om du ønsker å ta forhåndsbetalt ved å skru Betaling på nett AV eller PÅ.
For hver kanal kan du velge hvilke prisgrupper som skal være tilgjengelig som valg, som standard vil alle prisgrupper angitt under Priser vises i hver kanal.

Priser

Et arrangement har mulighet for flere prismodeller. Du kan sette en pris per bestilling, og et tillegg per person. For hver prisgruppe kan du sette individuell pris.

Unntak for priser

Du kan legge inn unntak for enkeltdatoer eller perioder. Du kan legge til så mange unntak du vil. Hvis du legger til flere unntak kan det oppstå konflikter, og det er da unntaket du la inn sist som har høyeste prioritet.

Eksempel: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du andre priser i helgene. Velg Legg til til unntak, velg Fra 1. juli til 31. juli og legg inn andre priser for hver prisgruppe. Velg fredag, lørdag og søndag. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at prisene blir overstyrt i helgene i juli.

Kapasitet

Du kan styre kapasiteten for hvert arrangement. Om det ikke er noen kapasitetsbegrensning kan du velge å sette Maks kapasitet til 9999.

Unntak for kapasitet

Du kan legge inn unntak for enkeltdatoer eller perioder. Du kan legge til så mange unntak du vil. Hvis du legger til flere unntak kan det oppstå konflikter, og det er da unntaket du la inn sist som har høyeste prioritet.

Eksempel: Arrangementet er satt opp fra 1. mai til 31. september. I juli har du redusert kapasitet i ukedagene. Velg Legg til til unntak, velg Fra 1. juli til 31. juli og legg inn kapasitet for hver prisgruppe. Velg mandag, tirsdag, onsdag og torsdag. Klikk Lagre. Nå vil unntaket gjøre at kapasiteten blir overstyrt i ukedagene i juli.

Vær obs på at du ikke kan legge inn unntak for Min kapasitet og Maks kapasitet.

Avansert

Dette er avanserte innstillinger, og det er viktig at du har satt deg godt inn i hva hver av disse innstillingene påvirker hvis du skal avvike standard.